En generell beskrivning av såväl verksamheten som dess byggnad(er) utgör en god grund för en riskanalys och för att bedöma om SBA-arbetet som bedrivs är tillräckligt eller om något behöver förbättras. Verksamhets­beskrivningen ger information om sådant som verksamhetens art och storlek. Byggnadsbeskrivningen ger uppgifter om sådant som läge, utformning och i vissa fall ingående byggmaterial.

Hur det formella ansvaret för brandskydd i byggnader ser ut bör klargöras, särskilt förhållandet mellan ägare av byggnad samt nyttjanderättshavaren, d v s den som bedriver verksamheten. Utifrån ansvarsfördelningen och de interna förutsättningar som finns bygger man upp och dokumenterar en brandskydds­organisation med tydlig rollfördelning. Vilka roller som finns beror naturligtvis på verksamhetens storlek, men kan omfatta exempelvis säkerhets­samordnare, brandskydds­ansvarig, brand­skydds­kontrollant, anläggnings­skötare (för brand- och utrymningslarm) och föreståndare för brandfarlig vara.

Byggnaden eller byggnaderna där en verksamhet bedrivs har byggnads­tekniska skydd. Det kan handla om sådant som väggar som motstår brand och rökspridning eller dörrar i utrymningsvägar. Belysta utrymnings­skyltar, brandlarm, utrymningslarm och handbrandsläckare är ytterligare exempel.

Beroende på fastighetens eller verksamhetens storlek behövs mer eller mindre utförliga beskrivningar (exempelvis skriftliga beskriv­ningar, översikts­skisser och planritningar) av dessa olika byggnads­tekniska skydd så att det blir tydligt hur de fungerar. Inte minst för att undvika att skydden sätts ur spel på grund av okunskap. Det ska finnas dokumentation som visar när skyddet senast kontrollerades för att säkerställa att det är funktions­dugligt och att underhållet sköts.

Utifrån de byggnads­tekniska beskrivningarna bör en utförlig gräns­dragnings­lista formaliseras som klargör vilka de tekniska brandskydds­installationerna är, ansvars­fördelningen för dessa mellan parterna (fastighetsägare, verksamhets­ansvarig och eventuell tredje part) och hur ofta kontroller ska genomföras.

Förutom de fasta kontroll­punkterna i det byggnads­tekniska skyddet finns ett antal kontroller som har med ”ordning och reda” att göra. Det kan exempelvis handla om brännbart material på lastkaj, blockerad utrymnings­väg, elutrustning eller vägg­beklädnader. Även dessa så kallade risk­inventerings­punkter ska vara beskrivna och något som alla i verksamheten ska känna till.

Kontroller sker enligt ett fastställt schema (årsplanen) med olika tids­intervaller. Genom att använda anpassade check­listor förenklas kontrollen avsevärt. Vid kontroller ska eventuella fel och brister dokumenteras.

Efter kontroller bör eventuella avvikelser följas upp, d v s att man utser någon som åtgärdar avvikelserna inom rimlig tids­rymd och att en kvittering sker när det väl har gjorts. För att säker­ställa en ständig för­bättring av SBA bör även en årlig upp­följning eller revision göras av såväl arbetet som dokumenta­tionen.

I uppföljningen bör även en risk­hantering ingå. Den samlade bilden av incidenter, egen­kontrolls­brister och risk­analyser ger verksamheten bättre värderat underlag för att arbeta med åtgärds­planer och brand­skydds­regler. Risk­hanteringen kan innehålla följande: Inventering av risker, värdering av risker, samman­ställning och analys samt upprättande av åtgärds­plan och regler.